Immer mehr Kleinunternehmen wie zum Beispiel Boutiquen oder Feinkostgeschäfte steigen auf Cloud-basierte Kassensysteme um. Was sind deren Vorteile? Gibt es Nachteile? Lesen Sie hier, was es mit dem Trend hin zur Cloud auf sich hat.
Egal wie klein ein Geschäft: Wer Waren verkauft oder Dienstleistungen anbietet, braucht einen Point-of-Sale, kurz POS. Wobei ein POS im Grunde nichts anderes ist, als der Ort, an dem eine Zahlung verarbeitet wird – etwa eine Registrierkasse oder ein computergesteuertes System, das Daten lokal auf einem PC oder extern auf einem Server speichert.
Im Internet zuhause
Die Anschaffung eines professionellen, meist Windows-basierten In-House-Kassensystems bedeutet eine für kleine Unternehmen und Startups oft (zu) grosse Investition, die ausserdem eine mehr oder weniger komplexe Installation sowie fortlaufende Upgrade-Kosten nach sich zieht.
Nicht so mit einem Cloud-basierten POS-System, das, wie der Name sagt, gänzlich in der Cloud – sprich: dem Internet – „zuhause“ ist. Unternehmen, die sich für diese Lösung entscheiden, benötigen nichts als ein iPad oder ein anderes Tablet, im Minimum aber ein Smartphone, um Zahlungen zu verarbeiten.
Danach sind die Möglichkeiten bezüglich Hardware fast endlos, und es können Kassenschubladen, Kartenleser, Strichcode-Scanner, Belegdrucker und sogar iPad-Ständer hinzugekauft werden.
Was aber bringen – abgesehen von der flexiblen Hardware-Handhabung – die Cloud-POS-Systeme konkret für Vorteile mit sich?
Die Vorteile in Kürze
- Ständiger Zugang auf alle Daten von überall, zum Beispiel per App auf dem persönlichen Smartphone. Dies ist besonders für Unternehmen interessant, die an mehreren Standorten tätig sind oder oft Fachmessen und Ausstellungen besuchen – sowie für Chefs, die auch unterwegs einen Überblick behalten wollen.
- Sofortige Updates mit der aktuellsten Technologie und den neuesten Sicherheitsanforderungen. Dieser Punkt ist wichtig, da sich abzeichnet, dass Visa, MasterCard und American Express in Zukunft die Kosten für Waren übernehmen werden, die mit gestohlenen Karten gekauft wurden – jedoch nur für Händler, welche die neuste Technologie verwenden.
- Volle Integration von Kundenbindungs- und Prämienprogrammen, Geschenkgutscheinen und Zahlungen in einem Programm – inklusive diverser Tools zur Geschäftsanalyse und Bestandsverwaltung.
Da alle Daten in der Cloud gespeichert werden und das POS-System automatisch mit Updates versorgt wird, fallen kostspielige Vor-Ort-Upgrades weg und die Virenanfälligkeit wird erheblich gesenkt.
Die Kosten
Wie bereits erwähnt, sind die Anschaffungskosten für ein herkömmliches Kassensystem oft sehr hoch. In der Regel fällt pro Registrierkasse eine Lizenzgebühr für die Software an sowie eine jährliche Wartungsgebühr von rund 20 Prozent, welche Upgrades inkludiert, während sonstiger Support und Schulungen meist separat bezahlt werden müssen.
Online Kassensystem von SumUp mit Ständer.
In der Schweiz sind erst wenige Cloud-POS-Systeme im Einsatz. Eines davon ist SumUp mit seinem iPad-Kassensystem.
Die SumUp-Lizenz kostet jährlich 599.- Franken (monatlich rund 49.90 Franken), und dazu kommt ein Hardwarepaket im Wert von 1’300 Franken.
Es beinhaltet ein vorkonfiguriertes Apple iPad Air, einen iPad-Ständer aus Holz, einen Quittungsdrucker, eine Kassenschublade, einen WLan-Router mit Zubehör sowie ein SumUp PIN+ Kartenleser.
Getreu dem „Software as a Service“-Ansatz sind die Telefoninstallation und der Service inklusive. Ausserdem ist der Versand der Hardwarebox kostenlos und der spätere E-Mail- und Telefonsupport unbegrenzt.
Vergleichbar mit SumUp ist Lightspeed POS, das Kassensystem und Business-Software in einem vereint – verpackt in einer intuitiv begreifbaren Bedieneroberfläche.
Das System ist für Geschäfte aller Branchen geeignet und kann zum Beispiel auch Reparaturabläufe abdecken. Etwas ausgefeilter als bei SumUp ist das Warenwirtschaftssystem und auch lassen sich allfällige Online-Stores lassen sich gut integrieren.
Lightspeed POS läuft auf Apple-Basis und wird in der Schweiz von Power Solutions vertrieben, die für interessierte Unternehmen massgeschneiderte Lösungen offerieren.
Wer Cloud-basierten Kassensystemen gegenüber immer noch skeptisch bleibt, kann die kostenlose Version des internationalen Anbieters Vend ausprobieren.
Diese lässt jedoch nur einen Benutzer sowie zehn aktive Produkte zu und bietet lediglich sogenannten Community Support. Wem das zu wenig ist, kann jederzeit auf eine kostenpflichtige Version upgraden.
Zu guter Letzt sei noch Shopify POS erwähnt, denn für all jene, die hauptsächlich per Online-Shop verkaufen und Shopify bereits verwenden, ist es durchaus sinnvoll, Verkäufe vor Ort ebenfalls damit abzuwickeln – auch wenn sich Shopify POS im Moment noch in kein Schweizer Zahlungssystem integrieren lässt.
Fazit: Hochwertige Systeme für kleine Firmen
Kleinst- und Kleinunternehmern bieten die neuen Cloud-basierten POS-Systeme klare Vorteile: Die Anschaffungskosten sind tief bis non-existent, die monatlichen Lizenzgebühren günstiger als bei herkömmlichen Kassensystemen, die Sicherheit wird durch automatische Updates besser gewährleistet und alle Daten sind immer und überall verfügbar.
Auch lassen sich einige der Systeme mit verschiedenen anderen Online-Diensten wie Xero für Buchhaltungszwecke integrieren.
Kurz: Dank Cloud-basierten POS-Anbietern können sich heutzutage auch sehr kleine Firmen ein hochwertiges Kassensystem leisten.
